Fare un lavoro che appassiona o che permette di esprimere appieno le proprie potenzialità è una fortuna che non tutti hanno. Non è raro che alcuni dipendenti affrontino ambienti di lavoro poco stimolanti. Un sondaggio del 2016 condotto dall'organizzazione Gallup ha mostrato che solo il 13% dei dipendenti in tutto il mondo si sente realmente coinvolto nel proprio lavoro. In un articolo pubblicato su The Journal of Applied Psychology, Michael Parke e Justin Weinhardt hanno spiegato come assumere più controllo sul proprio coinvolgimento lavorativo attraverso una migliore autogestione.

Due modi per pianificare la giornata lavorativa

Gli autori hanno studiato il modo in cui due tipi di pianificazione giornaliera influenzano il coinvolgimento (vale a dire, energia, entusiasmo ed attenzione) dei dipendenti in ambienti di lavoro dinamici. Il primo tipo è comunemente noto come “pianificazione di gestione del tempo” e comprende la creazione di elenchi di attività, la programmazione delle attività con l'assegnazione delle priorità, ed infine la gestione del proprio tempo. Nonostante la sua popolarità e i benefici acclamati, poche ricerche hanno effettivamente studiato questo tipo di pianificazione in contesti di lavoro reali. Il secondo tipo di pianificazione è denominato "pianificazione contingente", in cui le persone prendono in considerazione i possibili problemi o interruzioni che potrebbero dover affrontare nella loro giornata lavorativa ed escogitano un piano per affrontarli qualora si verifichino. La pianificazione contingente è meno comunemente utilizzata rispetto alla pianificazione della gestione del tempo, perché le persone spesso fanno piani che sovrastimano quello che faranno e sottovalutano le cause di interruzione del lavoro. Entrambi i tipi di pianificazione dovrebbero aumentare il coinvolgimento dei dipendenti perché comportano la definizione di obiettivi più specifici per la giornata su cui concentrare tempo ed attenzione, e questo migliora il senso di progresso in quanto si ha modo di vedere concretamente il completamento dei propri compiti.

L’approccio migliore a seconda della situazione

Sono stati monitorati 187 dipendenti di diversi settori per due settimane di lavoro completo. L'uso della pianificazione della gestione del tempo ha avuto forti effetti positivi sull’impegno quotidiano e sulla produttività giornaliera. Questi effetti si verificavano soprattutto quando i dipendenti dovevano affrontare interruzioni limitate. Al contrario, nei giorni in cui le interruzioni erano molto frequenti, la gestione giornaliera del tempo era completamente inefficace al miglioramento dell'impegno e della produttività. Anche la pianificazione contingente ha aiutato i dipendenti a migliorare il loro impegno e la loro produttività. Questi effetti positivi erano presenti indipendentemente dal numero di interruzioni che i dipendenti avevano dovuto affrontare nei loro giorni lavorativi. Dalla ricerca è emerso che la maggior parte delle persone non impiega costantemente una modalità di pianificazione giornaliera.

I passi per aumentare l’engagement

I dipendenti devono conoscere questi due tipi fondamentali di pianificazione e capire quando utilizzarli nella loro vita lavorativa quotidiana. Ecco una guida per orientarsi:

1. Prima di iniziare la giornata di lavoro dedicare alcuni minuti alla pianificazione del giorno successivo.
2. Considerare la frequenza di interruzioni possibili (sulla base, ad esempio, dell’esperienza passata).
3. Se si prevedono poche o nessuna interruzione, allora è consigliabile adottare la strategia di pianificazione della gestione del tempo, impostando un elenco di attività da svolgere, considerando quali di esse hanno la priorità e assegnando il tempo e l’energia necessari a svolgerle. Se ci si aspetta di essere interrotti di frequente, conviene impegnarsi in una pianificazione contingente, per cui si delinea un numero realistico di attività che è possibile completare nell’arco della giornata.

 

Sulla base delle attuali tendenze, il coinvolgimento dei dipendenti sarà sempre più bersagliato da interruzioni e distrazioni. Tuttavia, è possibile riprendere il controllo della situazione adottando una nuova modalità di pianificazione della giornata lavorativa.

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